Kenapa muncul pesan "file terlalu besar"
Layanan email membatasi total ukuran lampiran. Banyak penyedia berhenti di kisaran 20 sampai 25 MB, dan banyak portal unggah, seperti situs lowongan kerja, formulir sekolah dan layanan pemerintah, mengizinkan jauh lebih kecil, sering hanya 1 sampai 5 MB. Angka pastinya biasanya tertulis di dekat tombol unggah atau di halaman bantuan layanannya, jadi cek dulu. Dengan begitu kamu tahu seberapa kecil file harus dibuat.
Apa yang membuat PDF berat
PDF yang isinya hanya teks ketikan biasanya sangat kecil, walaupun halamannya banyak. Beratnya hampir selalu berasal dari gambar: foto yang ditempel di dokumen, halaman hasil scan dengan HP atau scanner, dan gambar yang disimpan dengan resolusi sangat tinggi. Ini kabar baik, karena gambar bisa dibuat lebih ringan tanpa menyentuh tulisannya.
Cara mengompres dengan Velfile
- Buka Kompres PDF dan pilih file kamu.
- Pilih mode. Pertahankan teks hanya mengecilkan foto dan hasil scan, sehingga teks tetap bisa dipilih dan dicari. File terkecil mengubah setiap halaman jadi gambar untuk penghematan terbesar.
- Pilih tingkat: Ringan menjaga kualitas terbaik, Seimbang cocok untuk kebanyakan file, dan Maksimal menghasilkan file paling kecil.
- Tekan Kompres PDF lalu unduh file barunya. File aslimu tidak berubah.
Semua berjalan di browser, jadi dokumen tidak diunggah ke server. Ini penting untuk kontrak, slip gaji dan scan KTP.
Mulai dari mode yang mana
Mulai dengan Pertahankan teks dan Seimbang. Kalau filenya hasil scan, halamannya memang sudah berupa gambar, dan ukurannya biasanya turun cukup banyak. Kalau hasilnya masih melewati batas, coba tingkat yang lebih kuat, baru setelah itu pindah ke File terkecil. Ingat, File terkecil membuat teks tidak bisa dicari, jadi jangan dipakai kalau penerima perlu menyalin atau mencari kata di dalamnya.
Kalau masih terlalu besar
- Buang halaman yang tidak perlu. Halaman sampul, halaman kosong dan duplikat ikut menambah ukuran. Pisah PDF memungkinkan kamu mengambil halaman yang dibutuhkan saja.
- Kirim bertahap. Pecah dokumen panjang jadi dua atau tiga file dan lampirkan di email terpisah.
- Bagikan lewat tautan. Kalau penerima tidak harus menerima lampiran, tautan dari penyimpanan awan praktis tidak punya batas ukuran.
- Buat ulang scan dengan resolusi lebih rendah. Kalau PDF dibuat dari foto, kecilkan dulu fotonya, lalu buat PDF lagi dengan JPG ke PDF.
Alat ini menangani sampai 100 halaman dan 100 MB sekali proses. Untuk file yang lebih panjang, pisahkan dulu, kompres tiap bagian, lalu gabungkan lagi dengan Gabung PDF kalau butuh satu file.
Periksa hasilnya sebelum mengirim
Buka file hasil kompres dan lihat halaman yang paling penting: tanda tangan, stempel, tulisan kecil dan angka di tabel. Perbesar tampilan untuk memastikan masih jelas. Buka juga di HP, karena di sanalah banyak orang akan membacanya. Kalau ada yang buram, kembali ke file asli dan pakai tingkat yang lebih ringan.
Kebiasaan yang membantu
Selalu simpan file asli. Kompres dari file asli setiap kali, jangan mengompres file yang sudah dikompres, karena kualitas berkurang sedikit demi sedikit di tiap putaran. Beri nama file yang jelas, misalnya nama kamu dan jenis dokumennya, supaya penerima mudah menemukannya nanti.
Contoh nyata
Misalkan portal lowongan kerja hanya menerima 2 MB, sedangkan PDF lamaranmu 14 MB karena berisi tiga scan sertifikat dari kamera HP. Buka Kompres PDF, pilih Pertahankan teks dengan tingkat Seimbang, lalu lihat ukuran barunya. Hasil scan sering turun lebih dari separuh. Kalau sekarang 3 MB, coba tingkat Maksimal sekali. Kalau masih melewati batas, buang halaman yang tidak perlu, atau kecilkan ukuran foto sebelum membuat PDF lagi. Kerjakan sedikit demi sedikit dan selalu bandingkan dengan file asli, supaya kamu berhenti begitu ukurannya sudah cukup.
Kesalahan yang sering terjadi
- Langsung memilih File terkecil. Hemat ruang paling besar, tetapi halaman menjadi gambar dan teks tidak bisa dicari lagi.
- Mengompres file yang sama berulang kali. Tiap putaran mengurangi sedikit kualitas. Mulailah dari file asli setiap kali.
- Lupa batas ukuran penerima. File yang muat di emailmu bisa saja ditolak portal dengan batas lebih kecil.
- Mengirim tanpa membuka hasilnya. Selalu lihat halamannya sebelum melampirkan file.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah teks tetap tajam setelah dikompres?
Dengan Pertahankan teks, teksnya sendiri tidak diubah. Hanya foto dan hasil scan yang dibuat lebih ringan. Dengan File terkecil, halaman menjadi gambar, jadi tulisan yang sangat kecil bisa tampak lebih lembut.
Apakah PDF saya diunggah ke server?
Tidak. File diproses di browser, di perangkatmu sendiri.
Bisakah mengompres PDF yang berkata sandi?
PDF yang dikunci tidak bisa dibaca oleh alat ini. Hapus kata sandinya dulu kalau kamu berhak melakukannya.
Berapa halaman yang bisa dikompres?
Sampai 100 halaman dan 100 MB sekali proses. Untuk file yang lebih panjang, pisahkan dulu.